Een goede save-the-date-mailing leidt tot meer bezoekers op uw event

Een goede save-the-date-mailing leidt tot meer bezoekers op uw event

Als u een event organiseert, dan wilt u dat uw genodigden ook daadwerkelijk komen. Om dat te bereiken is het handig om vier tot zes maanden van tevoren alvast een save-the-date-mailing te versturen. Misschien weet u zover van tevoren zelf nog niet eens de exacte invulling van de dag, maar dat hoeft ook niet. Een goede save-the-date-mailing prikkelt en nodigt uit om de datum alvast te reserveren, ook al is het volledige programma nog niet van minuut tot minuut bekend.

Uw event in wording

Laten we van dit scenario uitgaan: u wilt een spetterende dag organiseren voor uw relaties, of voor uw medewerkers. Dat maakt in dit geval niet zoveel uit. Een mooie zeiltocht staat in ieder geval op het programma en daarnaast wilt u misschien nog een sportief element toevoegen in de vorm van een bootcamp en een snufje cultuur met een historische stadswandeling. Voor gezellig vermaak en onderlinge binding, heeft u nog een u en een barbecue in gedachten. Grote plannen dus.

En dan nu de hamvraag: hoe zorgt u ervoor dat uw genodigden nieuwsgierig worden en ruim van tevoren de datum alvast reserveren in hun agenda? Door ze lekker te maken. Dat is de grote truc. Denk dus goed na over de volgende vragen:

1. Waarmee kunt u de genodigden verleiden om te komen? Als het zeilliefhebbers of sportievelingen in het algemeen zijn, dan is het verstandig om de nadruk te leggen op het zeilen en de bootcamp. Liefhebbers van sport, beweging en het buitenleven zullen hierdoor zeker enthousiast worden. Weet u niet zeker of uw relaties of medewerkers zitten te wachten op een sportieve dag? Vertel dan hoe heerlijk het is om op een schip te ontspannen: lekker in het zonnetje, verkoelend briesje erbij, gezellig bijpraten onder het genot van een hapje en een drankje. Kortom, schets een plezierig beeld, waarvan uw genodigden blij worden. Sluit aan bij hun belevingswereld. 
2. Besteed aandacht aan de vorm van de uitnodiging. Als u kiest voor een papieren uitnodiging, kies dan voor een mooie papiersoort en laat de uitnodiging eventueel speciaal voor u ontwerpen. Zelf ontwerpen kan natuurlijk ook, er zijn op internet genoeg aanbieders waarbij u zelf uitnodigingen kunt ontwerpen. Voor een digitale mailing geldt eigenlijk hetzelfde: zorg ook hier voor een mooie lay-out en schrijf een prikkelende tekst. 
3. Maak de ontvanger nieuwsgierig. Met een goede tekst kunt u de ontvanger nieuwsgierig maken en prikkelen om de datum voor uw event alvast te reserveren in zijn of haar agenda. Licht een tipje van de sluier op, maar vertel nog niet alles. Besteed in uw tekst dus vooral aandacht aan de drijfveren van de bezoekers om te komen. Kruip in hun huid: waarvoor zouden ze warm lopen? Schrijf dus niet vanuit uzelf, maar schets een beeld van een heerlijke dag, met uitdagende en gezellige activiteiten.
4. Voeg een call-to-action toe. Zeker als u een digitale mailing verstuurt is dit eenvoudig te doen: voeg bijvoorbeeld een Google Calender-link toe, zodat genodigden meteen kunnen aangeven of ze komen. En er zijn op internet ook ontwerpers te vinden die aan een save-the-date-mailing gelijk een registratie-link kunnen toevoegen.
5. En, last but not least: vergeet natuurlijk niet de datum, begin- en eindtijd en de locatie(s) te vermelden!

Veel plezier met het realiseren van een uitnodigende save-the-date-mailing en als u toe bent aan de volgende stap vraag dan geheel vrijblijvend een offerte aan over de invulling van uw event. Of neem contact op met een van onze medewerkers. Wij helpen u graag op weg naar een geslaagd event op het water!